Подписание электронных документов с помощью ЭЦП онлайн и бесплатно возможно здесь — https://dobyto.ru/sign/
Подключите кадровый ЭДО, чтобы сократить финансовые затраты и перестать платить штрафы от гос. органов. А мы расскажем, как сделать переход на электронный документооборот максимально быстро и просто. Одним из ваших действий станет оформление приказа на КЭДО. В нем вы укажете сведения о системе или сервисе, этапы внедрения ПО и другие важные моменты.
Зачем и кому нужен приказ о переходе на КЭДО
Приказом ваш руководитель закрепляет какие-либо указания и распоряжения. Это нужно и для изменения схемы кадрового документооборота. Приказом на КЭДО вы:
- устанавливаете дату, с которой все основные документы по кадрам будут оформляться электронно;
- указываете общие сведения о системе или сервисе КЭДО (например, название и другие данные);
- даете распоряжение подчиненным о действиях по переходу на КЭДО (например, можно создать рабочую группу).
В приказе вы можете указать и другие сведения. Например, устанавливали даты для 3 этапов перехода на КЭДО, описывали порядок подключения сотрудников. Впрочем, это можно указать и в других локальных актах, на ваше усмотрение.
Так как приказ коснется всех сотрудников, его нужно передать на ознакомление. Обычно этим занимается кадровая служба. Далее приказ могут запросить гос. органы (например, в рамках проверки со стороны ГТИ или прокуратуры). Хранить документ можно в электронном архиве сервиса «Добыто».
Информирование сотрудников
Переход на КЭДО невозможен без взаимодействия с сотрудниками. Сначала вам нужно:
- проинформировать о начале работы с электронными документами;
- собрать письменные согласия (если стаж работника начался до 31.12.2021 года) или вручить уведомление;
- подключить сотрудников к личному кабинету (для этого вы направляете им ссылки на подключение).
Советуем не пренебрегать разъяснительной работой. Иначе вы можете столкнуться с отказом работников, которые не понимают сути КЭДО, боятся за безопасность документов и личных данных. Лучше собрать весь коллектив или группу сотрудников, провести беседу и ответить на возникшие вопросы. Но справедливости ради, чаще всего проблем не возникает, ведь граждане уже привыкли к электронным сервисам (приложения банков, «Госуслуги» и т.д.).
Мы видели в практике случаи, когда персонал был уверен, что все сведения об их стаже обязательно пропадут. Конечно, это не так. Работодатель обязан передавать всю информацию в СФР и ФНС и без внедрения КЭДО. Но через систему кадрового документооборота это сделать намного быстрее и проще. Ее можно подключать к личным кабинетам налоговой службы и Социального фонда РФ. Безопасность и защиты сведений обеспечивает сертифицированным ПО.
Хотите перейти на КЭДО, получить гарантию безопасной и быстрой работы с электронными документами? Запишите контакты: сервисы «Добыто», +7-(499)-110-38-07, адрес электронной почты info@dobyto.ru, сайт dobyto.ru, телеграм канал — https://t.me/dobyto. Если возникнут вопросы, служба поддержка ответит на них максимально быстро.
